विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 की 3: अपने आप को पहचानना
• भाग 2 का 3: आपका कहना है
• 3 का भाग 3: लपेटें
• टिप्स
• चेतावनी

यदि आपको अक्सर अपनी नौकरी के लिए ग्राहकों को बुलाना पड़ता है, तो एक अच्छा मौका है कि आपको अक्सर एक ध्वनि मेल छोड़ना होगा। लेकिन बीप के बाद क्या कहना चाहिए? संवाद करने के लिए सभी प्रासंगिक जानकारी को याद रखना तंत्रिका-रैकिंग हो सकता है, जो महत्वपूर्ण विवरणों को कहा जा सकता है। वॉइसमेल सिस्टम का उपयोग करके, आपको फिर से भ्रमित और सुधारित ध्वनि मेल को कभी रिकॉर्ड नहीं करना पड़ेगा। अपने सिर में एक चेकलिस्ट के माध्यम से जल्दी से चलकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपने सभी आवश्यक जानकारी प्रदान की है और आपके पास वापस बुलाए जाने का एक बेहतर मौका है।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 की 3: अपने आप को पहचानना

1. सही इंटोनेशन का उपयोग करें। एक बार जब आपके संदेश की रिकॉर्डिंग शुरू हो जाती है, तो आपको स्पष्ट और समझदारी से बात करनी चाहिए। बहुत तेज़ी से गुनगुनाने या बात करने की कोशिश न करें। रुचि और हंसमुख ध्वनि करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें ताकि आप श्रोता का ध्यान आकर्षित कर सकें। हालाँकि रिसीवर आपको नहीं देख सकता है, आपका सामान्य इंट्रोनेशन फोन द्वारा उठाया जाएगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप सही को ट्रांसमिट कर रहे हैं।
   • आपके द्वारा कही गई हर बात को स्पष्ट करें। खराब रिसेप्शन आपकी आवाज़ को विकृत कर सकता है और आपको छोड़ सकता है। यहां तक ​​कि एक सामान्य बोलने वाली आवाज भी फोन के माध्यम से एक बड़बड़ाहट की तरह लग सकती है।
   • आपकी आवाज़ आपके द्वारा किए जा रहे कॉल के प्रकार के अनुरूप होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, जब आप हाई स्कूल से स्नातक करने के लिए अपने भतीजे को बधाई देने के लिए ध्वनि मेल छोड़ते हैं, तो हंसमुख ध्वनि करना ठीक है। हालाँकि, यदि आप किसी दुःखी मित्र के प्रति अपनी संवेदना व्यक्त करना चाहते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी आवाज़ कितनी गंभीर और सम्मानजनक हो।
2. कृपया अपना नाम शामिल करें। पहली बात यह है कि आपका नाम राज्य है। इस तरह, जिस व्यक्ति को आप बुला रहे हैं, उसे तुरंत पता चल जाएगा कि वह किसके साथ काम कर रहा है। एक साधारण "यह है (आपका नाम)" अधिकांश स्थितियों के लिए पर्याप्त है। यदि आप अभी तक किसी से नहीं मिले हैं, तो आप "मेरा नाम (आपका पूरा नाम)" चुन सकते हैं। दोस्त और रिश्तेदार आपको पहचानने के बिना आपको पहचान लेंगे। यदि यह एक व्यावसायिक कॉल है, तो दूसरे व्यक्ति के पास तुरंत आवाज और संदेश के साथ जुड़ने का नाम है, शायद संचार के अधिक व्यक्तिगत रूप के लिए अनुमति देता है।
   • यह कदम स्पष्ट लगता है, लेकिन यह अक्सर कॉलर्स द्वारा भुला दिया जाता है।
   • यदि आपके पास एक विशिष्ट नौकरी का शीर्षक या स्वयं का विवरण है जो अनुवर्ती के लिए प्राप्तकर्ता के लिए उपयोगी हो सकता है, तो कृपया इसे अपने नाम के बाद शामिल करें। उदाहरण के लिए, "मेरा नाम डॉ। वर्सेलिस, एम्स्टर्डम के विश्वविद्यालय अस्पताल में रेडियोलॉजिस्ट "या" यह एरियन जेंसेंस है, क्लो की मां जो आपकी बेटी के साथ कक्षा में है "।
3. अपना फोन नंबर छोड़ दें। अपना नाम सूचीबद्ध करने के तुरंत बाद अपना फ़ोन नंबर शामिल करें। अधिकांश कॉलर्स अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करने के लिए ध्वनि मेल के अंत तक प्रतीक्षा करते हैं, लेकिन यदि प्राप्तकर्ता इसे पहली बार सही ढंग से नहीं लिख सकता है, तो वे फिर से पूरा संदेश सुनने के लिए बाध्य हैं। अपने फोन नंबर पर संचार करते समय धीरे-धीरे बोलने और सब कुछ स्पष्ट करने के लिए याद रखें ताकि यह समझने योग्य हो।
   • संदेश की शुरुआत में अपना फोन नंबर शामिल करने का एक सरल तरीका यह है कि 'यह है (आपका नाम), मेरा नंबर (आपका फोन नंबर)' या 'मेरा नाम (नाम) है और मैं कॉल करूंगा (नंबर) ) '।
   • इस तथ्य के बावजूद कि कॉलर आईडी फ़ंक्शंस सर्वव्यापी हैं, यह हमेशा अपने फोन नंबर को छोड़ने की सिफारिश की जाती है जब व्यक्ति को कॉल करने के लिए आपने अपना नंबर सहेजा नहीं है या मामले में आप किसी अन्य नंबर पर कॉलबैक का अनुरोध करते हैं।
4. एक कनेक्शन बिंदु प्रदान करें। जब अनजान प्रेषकों से व्यावसायिक ध्वनि मेल या संदेश सुनते हैं, तो लोग जल्दी से संदिग्ध हो जाएंगे या रुचि खो देंगे यदि वे नहीं जानते कि आप कौन हैं और आपको क्यों बुला रहे हैं। एक पारस्परिक मित्र या संदर्भ का उल्लेख करके उन्हें आश्वस्त करें जिन्होंने आपको अपना नंबर दिया था। यह फिर से सुनिश्चित करता है कि फोन कॉल अधिक पेशेवर रूप से सामने आए। वॉइसमेल कम घुसपैठ करेगा और आपको कॉल बैक मिलने की अधिक संभावना होगी।
   • एक छोटे से परिचय को शामिल करने की कोशिश करें जो श्रोता की रुचि को प्रभावित करता है, जैसे "मुझे पैट्रिक से आपका नंबर मिला, जिसने मुझे बताया कि आप अपनी नाव बेचने पर विचार कर रहे थे।"
   • यहां तक ​​कि अगर आप व्यावसायिक कॉल नहीं कर रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता को आश्वस्त करने के लिए संपर्क बिंदु ढूंढना महत्वपूर्ण है। "यह बॉब है, आपका पड़ोसी आपसे सही है" "यह बॉब वर्मर्श" से अधिक व्यक्तिगत है।

भाग 2 का 3: आपका कहना है

1. इस बारे में सोचें कि आप पहले से क्या कहेंगे। ध्वनि मेल छोड़ने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास क्या कहना है, इसका स्पष्ट विचार है। यह एक समस्या नहीं होनी चाहिए यदि आप एक विशेष कारण के लिए बुला रहे हैं, लेकिन दूसरे छोर पर बीप सुनकर और महसूस किया जा रहा है कि आपको उत्तर दिया जा रहा है, जिससे आप जान सकते हैं कि आपका क्या कहना है। जानकारी को अलग-अलग बिंदुओं में विभाजित करें और उन सभी को कवर करें, जिन्हें आप लटकाते हैं।
   • बहुत जरूरी या महत्वपूर्ण ध्वनि मेलों के लिए, स्क्रिप्ट के किसी न किसी संस्करण को अग्रिम रूप से लिखने पर विचार करें।
   • यदि आप खुद को बार-बार तार खोते हुए पाते हैं, तो बस अपना नाम, एक नंबर पर कॉल बैक करने के लिए ध्यान केंद्रित करें, और जिस कारण से आप कुछ शब्दों में कॉल कर रहे हैं।
   • कल की रोमांटिक शाम को फॉलो करने के लिए एक ध्वनि मेल भेजने की कल्पना करें। अपने संदेश को रिकॉर्ड करने से पहले मानसिक रूप से मसौदा तैयार करना शांत, शांत और एकत्र या हकलाना और घबराहट प्रकट करने में एक बड़ा अंतर ला सकता है।
2. अपने संदेश को संक्षिप्त रखें। अपने ध्वनि मेल संदेशों को 20-30 सेकंड तक सीमित करें। ऐसी कई स्थितियाँ नहीं हैं जहाँ एक ध्वनि मेल को लंबे समय तक रखने की आवश्यकता होती है। आप बहुत लंबे परिचय या कहानी के साथ प्राप्तकर्ता को बोर नहीं करने वाले हैं। इसे संक्षिप्त रखें। वैसे, एक छोटा संदेश अधिक जिज्ञासा जगा सकता है और किसी को लौटने के लिए राजी कर सकता है, जब यह अन्यथा नहीं हो सकता है।
   • दूसरी ओर, एक ध्वनि मेल संदेश जो बहुत छोटा है, प्राप्तकर्ता को महत्वहीन महसूस कर सकता है, जिससे वे इसे सुने बिना भी मिटा सकते हैं। यह विशेष रूप से सच है जब आप एक निजी नंबर के साथ कॉल करते हैं।
   • ध्वनि मेल छोड़ने का उद्देश्य किसी को आपको वापस बुलाने के लिए प्राप्त करना है। यह सभी जानकारी प्रदान करने का इरादा नहीं है, क्योंकि यह टेलीफोन वार्तालाप का उद्देश्य था।
3. सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ शुरू करो। सीधे आगे बढ़ें और स्पष्ट रूप से कॉल करने के लिए अपना कारण बताएं। यदि आप केवल चेक करते हैं, उदाहरण के लिए जब आपके पास कुछ खरीदने का प्रस्ताव है या यदि आप किसी लेनदेन का पालन करते हैं या किसी नियुक्ति की पुष्टि करना चाहते हैं, तो आपको प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट करना होगा। यदि आप उनसे संपर्क नहीं कर रहे हैं तो आप उनके श्रोता को जल्दी से ब्याज खो देंगे।
   • अपनी बात मनवाने के लिए आपके पास ज्यादा समय नहीं है। यदि आप सीधे आगे नहीं हैं, तो आपका श्रोता संदेश को मिटा देगा इससे पहले कि उसने महत्वपूर्ण जानकारी सुनी हो।
   • "डैडी हॉस्पिटल में है" जैसी ख़राब ख़बरों को सीधे तौर पर लें। आराम करने और स्पष्टीकरण प्रदान करने के लिए शेष संदेश का उपयोग करें। किसी भी मामले में, यह विषय को दरकिनार करने और अपने श्रोता को चिंता करने से बेहतर है।
4. व्यक्तिगत और वास्तविक बनें। एक गढ़ी हुई, सामान्य-ध्वनि वाली "टेलीफोन की आवाज़" लेने के प्रलोभन का विरोध करें। बस दयालु बनें, खुद बनें, और स्वाभाविक रूप से बात करें। लोग जानते हैं कि जब वे एक निश्चित तरीके से कुछ बेचने की कोशिश कर रहे हैं और वे आपको मौका देने की अधिक संभावना रखते हैं यदि उन्हें लगता है कि आप उन्हें एक समान के रूप में संबोधित कर रहे हैं।
   • जब आप ध्वनि करते हैं जैसे आप एक स्क्रिप्ट पढ़ रहे हैं, तो आपके श्रोता को ऐसा महसूस होगा कि आप सिर्फ एक और फोन कॉल कर रहे हैं क्योंकि आपको करना है।

3 का भाग 3: लपेटें

1. किसी चीज के लिए कोई विशिष्ट प्रश्न या निवेदन पूछना। जैसे ही आप संदेश पूरा करते हैं, आपको विशेष रूप से यह बताना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता को वापस क्यों बुलाना चाहते हैं। एक सटीक प्रश्न पूछें या कुछ ऐसा अनुरोध करें जो उन्हें फोन का जवाब देने के लिए प्रेरित करेगा। यदि ध्वनि मेल को सुनने के बाद वे भ्रमित होते हैं या अनिश्चित रूप से महसूस करते हैं कि आप क्या चाहते हैं, तो ध्वनि मेल अपने निशान से चूक गया है।
   • वाक्यांशों की कोशिश करें जैसे "मुझे बताएं कि क्या आपको पसंद आया नुस्खा मैंने आपको भेजा है" या "मुझे इस प्रस्ताव पर आपके विचार सुनना अच्छा लगेगा।"
   • जब आप केवल "कॉल बैक" कहने के बजाय विशिष्ट अनुरोध करने पर लोगों से संपर्क करने के लिए प्रेरित होते हैं।
2. सामान्य रूप से अपना नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें। अपना नाम और संपर्क जानकारी फिर से उल्लेख करके अपना संदेश पूरा करें। अपने गीत को दो बार दोहराएं ताकि श्रोता इसे सही ढंग से लिख सकें और किसी संख्या को गलत न समझ सकें। किसी भी विवरण को शामिल करना सुनिश्चित करें जो आपके श्रोता को वापस बुलाने के लिए सहायक हो सकता है, जैसे कि जब आप उपलब्ध हों और अनुपलब्ध हों, और कॉल करने के लिए दिन का सबसे अच्छा समय हो।
   • किसी कॉल के अंत में दो बार से अधिक अपने फोन नंबर का उल्लेख करना एक अतिशयोक्ति है और यहां तक ​​कि असभ्य के रूप में व्याख्या की जा सकती है।
   • यदि यह किसी मित्र या परिवार के सदस्य को प्रतिदिन का संदेश है, तो इस कदम के बारे में चिंता न करें।
3. लंबे समय तक घुमावदार अंत से बचें। जब यह घूमने का समय हो, तो संदेश को अनावश्यक रूप से न खींचें। जब तक यह किसी प्रियजन के साथ एक व्यक्तिगत फोन कॉल नहीं है, तब तक किसी और को अच्छे दिन की कामना करने की कोई आवश्यकता नहीं है। संदेश जारी होते ही प्राप्तकर्ता का ध्यान हट जाएगा, इसलिए कोशिश करें कि अंत में फोकस न खोएं। उनके समय के लिए उन्हें धन्यवाद दें और संचार के अगले चरण को छोड़ दें।
   • कृपया "मैं आपसे सुनने के लिए तत्पर हूं" जैसे किसी चीज के साथ गोल-गोल घूमना गर्म है और इसलिए जेनेरिक, वाणिज्यिक वाक्यांशों की तुलना में अधिक प्रभावी है जैसे "मैं आपको अच्छे दिन की शुभकामना देता हूं।"
   • आप अपनी पोस्ट को अंत में संक्षिप्त या संक्षिप्त नहीं कर सकते हैं। यदि प्राप्तकर्ता को फिर से एक विशेष विवरण सुनने की आवश्यकता होती है, तो वे बाद में संदेश को फिर से दिखा सकते हैं।

टिप्स

• आपके द्वारा प्राप्त किए गए ध्वनि मेल के बारे में एक पल के लिए सोचें कि क्या आपको लगता है कि "यह व्यक्ति मुझसे क्या चाहता है?"। एक ध्वनि मेल छोड़ें जिसे आप स्वयं प्राप्त करना चाहेंगे।
• यदि यह प्राप्तकर्ता के लिए प्रासंगिक है, तो आप अपने टेलीफोन नंबर के अलावा अपना ई-मेल पता या अन्य संपर्क विधि भी बता सकते हैं।
• यदि आप समय-संवेदनशील जानकारी साझा कर रहे हैं तो तारीख को शामिल करना न भूलें।
• मुस्कुराओ! इसे फोन के जरिए भी महसूस किया जा सकता है।
• यदि आप किसी संवेदनशील विषय पर कॉल कर रहे हैं, तो आपको ध्वनि मेल में दी गई जानकारी को सीमित करना चाहिए, जब यह अन्य लोगों द्वारा सुना जाता है।
• किसी आपातकालीन या प्राकृतिक आपदा में, आप लोगों को यह बताने के लिए एक आउटगोइंग ध्वनि मेल संदेश का उपयोग कर सकते हैं कि आप ठीक हैं।

चेतावनी

• यदि आप किसी को आपको वापस बुलाने की कोशिश कर रहे हैं, तो पिछले असफल कॉल के बारे में बात न करें। इससे आप नाराज हो सकते हैं, जिससे श्रोता आपसे बात करने में कम सहज हो जाएगा।
• व्यावसायिक परिस्थितियों में, आपको हमेशा एक ध्वनि मेल छोड़ देना चाहिए यदि आप जिस व्यक्ति को बुला रहे हैं वह जवाब नहीं देता है। ध्वनि मेल संदेशों के बिना कई मिस्ड कॉल देखने से आपके व्यवसाय का महत्व कम हो जाएगा।