लेखक:
Christy White
निर्माण की तारीख:
10 मई 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
एक स्थिति रिपोर्ट एक झंकार की तरह लग सकती है, लेकिन इसे लिखना वास्तव में प्रबंधन के साथ संवाद करने का एक अच्छा अवसर हो सकता है। आप जिस परियोजना पर काम कर रहे हैं, उसके बावजूद, आपको विशिष्ट विवरण प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो परियोजना के बजट और प्रगति का वर्णन करते हैं। एक सारांश में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को शुरुआत में रखें। फिर परिणाम और चुनौतियों के संदर्भ में परियोजना का वर्णन करने वाले मुख्य विवरण के साथ जारी रखें। चीजों को कम लेकिन जानकारीपूर्ण रखें और प्रबंधन प्रसन्न है।
कदम बढ़ाने के लिए
भाग 1 का 2: अपनी रिपोर्ट स्थापित करना
लागत और समय सारिणी पर ध्यान दें। भले ही आप जिस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों, प्रबंधक यह जानना चाहते हैं कि बजट और प्रगति के मामले में चीजें कैसी चल रही हैं। अपनी रिपोर्ट एकत्रित जानकारी को सेट करें कि यह परियोजना आर्थिक रूप से कैसे कर रही है। इसके अलावा, परियोजना समय में ट्रैक पर है या नहीं, इस बारे में कुछ टिप्पणियां करें। 
समस्याओं के प्रति ईमानदार रहें। यदि आप जानते हैं कि परियोजना लागत और प्रगति के मुद्दे हैं, तो उन्हें छिपाएं नहीं। यह केवल बाद में बड़ी समस्याओं को जन्म देगा। इसके बजाय, यह सोचें कि ये समस्याएं उन चीजों से कैसे संबंधित हैं जो अच्छी तरह से चल रही हैं। - उदाहरण के लिए, यदि आपकी परियोजना में $ 1,000 के लिए 1,000 टी-शर्ट का उत्पादन और शिपिंग शामिल है, तो आप चिंतित हो सकते हैं यदि आपने केवल 300 बनाया है, लेकिन पहले से ही 500 खर्च किए गए हैं।
- आप खुद को शेड्यूल से दो दिन पहले भी पा सकते हैं और उस पर टिप्पणी कर सकते हैं।
समस्याओं का समाधान प्रस्तुत करें। स्थिति रिपोर्ट के उद्देश्य का एक हिस्सा प्रबंधक को अगले चरणों को तय करने में मदद करना है। आप कुछ समस्याओं के समाधान का सुझाव देकर आपकी मदद कर सकते हैं। जैसा कि आप रिपोर्ट सेट करते हैं, इस पर ध्यान दें कि आपके समाधान लागत और प्रगति के लिए कैसे प्रासंगिक हैं। - उदाहरण के लिए, यदि आपका टी-शर्ट व्यवसाय शेड्यूल से आगे और बजट के पीछे है, तो आप इसे उत्पादन में वृद्धि और संतुलन के कारण के रूप में देख सकते हैं।
भाग 2 का 2: यह सब एक साथ रखना
रिपोर्ट को एक शीर्षक दें। एक संक्षिप्त सारांश, शीर्षक और तारीख के साथ अपनी लिखित रिपोर्ट शुरू करें। क्योंकि स्थिति रिपोर्ट कम होनी चाहिए, उन्हें अलग शीर्षक पृष्ठ पर होना आवश्यक नहीं है। यदि आप ई-मेल द्वारा रिपोर्ट प्रस्तुत कर रहे हैं, तो स्पष्ट विषय होना पर्याप्त है ताकि आपका प्रबंधक जानता हो कि ई-मेल क्या है। - "पार्कर ट्रांसपोर्ट अगस्त 2017 रिपोर्ट" जैसा कुछ ठीक है।
- हमेशा डेटा प्रदान करें ताकि यह स्पष्ट हो कि आप किस अवधि के बारे में रिपोर्ट कर रहे हैं।
- यदि आपकी कंपनी विशिष्ट रिपोर्टिंग स्वरूपों का उपयोग करती है, तो सुनिश्चित करें कि आप उनका भी उपयोग करते हैं।
सारांश से शुरू करें। प्रबंधक व्यस्त हैं और तुरंत सबसे महत्वपूर्ण जानकारी देखने की जरूरत है। रिपोर्ट की शुरुआत में कुछ पंक्तियां इस मामले के दिल में जाती हैं, संक्षेप में बताती है कि बजट और प्रगति के संदर्भ में परियोजना कैसे चल रही है। - यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि आपका प्रबंधक रिपोर्ट पढ़ने के पहले मिनटों में सभी जानकारी देखता है।
- उदाहरण के लिए, आप अपनी रिपोर्ट को कुछ प्रत्यक्ष के साथ शुरू कर सकते हैं जैसे, “पार्कर परिवहन वर्तमान में अनुसूची से आगे है। हमने बजट का 50% खर्च किया और उत्पाद का 30% उत्पादन किया। हम उत्पादन में तेजी लाकर लागत को कम कर सकते हैं। ”
- यदि प्रबंधक शुरुआत में जो देखते हैं, उससे खुश हैं, तो वे पहले से ही पर्याप्त जान सकते हैं। यदि सारांश में कुछ भी है जो किसी समस्या को इंगित करता है, तो वे रिपोर्ट से आगे प्रासंगिक जानकारी के लिए जल्दी से वहां से जा सकते हैं।
कृपया सबसे अधिक प्रासंगिक विवरण प्रदान करें। मील के पत्थर और मुख्य डेटा पर ध्यान केंद्रित करते हुए अब तक के सबसे महत्वपूर्ण परिणामों को सूचीबद्ध करें। गतिविधियों के बजाय परिणामों के संदर्भ में अपने प्रबंधक को सूचित करें। - उदाहरण के लिए, "हमारे उत्पादन के नेताओं, फ्रैंक और सैंड्रा, ने कुछ अच्छा काम नहीं किया है। फ्रैंक हमेशा बहुत जल्दी होता है और सैंड्रा हमेशा छोड़ने के लिए आखिरी होता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि हमारे पास समय पर उत्पादित सब कुछ है। ”
- इसके बजाय, प्रमुख डेटा पर जोर दें: "हम शेड्यूल से 20% आगे हैं क्योंकि उत्पादन नेताओं (फ्रैंक और सैंड्रा) ने उत्पादन समय में दो घंटे की वृद्धि की है।"
तथ्यों को व्यवस्थित करें। यहां आप अपने प्रबंधक की शैली को रिपोर्ट दर्जी कर सकते हैं। यदि आप अपने प्रबंधक के काम करने के तरीके को जानते हैं, तो आप तदनुसार रिपोर्ट को अनुकूलित कर सकते हैं। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो जिस शैली को आप अच्छी तरह जानते हैं, उस पर संक्षिप्त, प्रत्यक्ष सारांश पर ध्यान दें। - यदि आपका प्रबंधक बड़ी कहानी देखना चाहता है, तो आप एक अध्याय "परिणाम", दूसरा "चुनौतियां" और एक तीसरा "समाधान" नाम दे सकते हैं।
- एक प्रबंधक के लिए जो चीजों को कालानुक्रमिक रूप से देखना पसंद करता है, "अगला चरण" के बाद एक अध्याय "प्रगति इस सप्ताह" का प्रयास करें।
गोलियों का प्रयोग करें। प्रबंधकों को उन सूचनाओं के साथ प्रदान किया जाना चाहिए जिनकी उन्हें जल्दी और आसानी से पढ़ने की जरूरत है। पैराग्राफ पढ़ने और महत्वपूर्ण जानकारी को छिपाने के लिए बहुत लंबा है। लेकिन सूचियों के साथ रिपोर्ट के माध्यम से स्कैन करना आसान है। - यदि आपका प्रबंधक या कंपनी विशेष रूप से पूरी तरह से लिखित रिपोर्ट मांगती है, तो आपको निश्चित रूप से उस इच्छा को पूरा करना चाहिए।
आवश्यकतानुसार दृश्य तत्व जोड़ें। कुछ प्रबंधकों को यह समझाने में मदद मिलती है कि कोई प्रोजेक्ट कैसे चल रहा है, यह समझाने के लिए विजुअल क्यूज़ जोड़ें। उदाहरण के लिए, आप लागत के बारे में एक बुलेट के बगल में एक हरी बत्ती लगा सकते हैं, अगर यह ठीक है, लेकिन प्रगति के बारे में एक के बगल में एक नारंगी प्रकाश, अगर आप थोड़ा पीछे होने की संभावना है। 
अपने प्रबंधक को प्रस्तुत करने से पहले अपनी रिपोर्ट की आवश्यकतानुसार समीक्षा करें और उसमें संशोधन करें। वर्तनी की गलतियाँ और गैर-चल रहे वाक्य कभी भी मान्य नहीं होते हैं, छोटी, अपेक्षाकृत अनौपचारिक स्थिति रिपोर्ट में भी नहीं। केवल इलेक्ट्रॉनिक वर्तनी और व्याकरण चेकर्स पर भरोसा न करें। रिपोर्ट को छोटा और सीधा रखने के लिए, विचार करें कि क्या हटाया जा सकता है (जैसे अनावश्यक क्रियाविशेषण और विशेषण)। - उदाहरण के लिए, "अगस्त की बिक्री अच्छी तरह से चल रही है, जैसे वाक्यांशों से बचें, सबसे अच्छा महीना अभी तक, मैरी और सैम के वास्तव में उत्कृष्ट प्रयासों के लिए धन्यवाद।"
- आप एक ही बहुत अधिक रसीले तरीके से कह सकते हैं: "मेरी और सैम की कड़ी मेहनत की बदौलत अगस्त की बिक्री सबसे अच्छी है।"
महीने में कम से कम एक बार रिपोर्ट करें जब तक कि आपके पास अन्य निर्देश न हों। आपकी कंपनी आपको एक विशिष्ट समय सीमा के अनुसार स्थिति रिपोर्ट प्रदान करने के लिए कह सकती है, जैसे साप्ताहिक या द्वैमासिक। अपने प्रबंधक को सूचित रखने के लिए महीने में कम से कम एक बार रिपोर्टिंग करना आम तौर पर अच्छा होता है। संपर्क करें यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि स्थिति रिपोर्ट कब होनी चाहिए। - यदि आपका प्रबंधक कम बार रिपोर्ट प्राप्त करना चाहता है, तो आप निश्चित रूप से वैसे ही करेंगे जैसे आपसे पूछा गया है।
