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रोजगार पत्र का प्रमाण (विशेष रूप से पुष्टि पत्र) कर्मचारी के पेशेवर इतिहास को मंजूरी देने के उद्देश्य से नियोक्ता द्वारा तीसरे पक्ष के अनुरोध के आधार पर तैयार किया गया एक आधिकारिक दस्तावेज है। चलती। नौकरी की पुष्टि पत्र अक्सर आवश्यक होता है जब किसी व्यक्ति को बैंक ऋण, किराये की संपत्ति, नौकरी के लिए आवेदन करने की आवश्यकता होती है, या जब कैरियर के इतिहास की पुष्टि के लिए कोई अन्य कारण होता है। नौकरी की पुष्टि पत्र लिखते समय, आपको यह समझाने की आवश्यकता है कि आप कौन हैं, कर्मचारी के कर्तव्यों का सटीक सारांश प्रदान करें और उसके व्यवसाय की पुष्टि करें। यह सब एक पेशेवर शीर्षक पत्र के रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए; सुनिश्चित करें कि आपने अपनी पूरी संपर्क जानकारी और हस्ताक्षर प्रदान किए हैं। पूर्ण और सटीक पहचान पत्र संकलित करने के तरीके जानने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों को पढ़ें।

कदम

भाग 1 का 2: व्यावसायिक पहचान पत्र तैयार करने की तैयारी

1. 

   
   
   विचार करें कि आपने अपना पहचान पत्र क्यों लिखा है। पाठक के आधार पर आपकी सामग्री और टोन अलग-अलग होगी। यदि आप किसी वित्तीय संस्थान को पुष्टिकरण पत्र भेजते हैं, तो आपकी आवाज़ की आवाज़ पेशेवर होनी चाहिए और पत्र के निकाय में वित्तीय जानकारी (जैसे वेतन, कमीशन, वेतन वृद्धि या बोनस) होनी चाहिए। इसके विपरीत, यदि आप एक नए कर्मचारी को लिखते हैं, तो आपकी आवाज़ की आवाज़ मित्रतापूर्ण होनी चाहिए, और आप वित्तीय जानकारी भी निकाल सकते हैं।
   • व्यवसाय की पुष्टि के उद्देश्य और दायरे को समझने से आपको प्राप्तकर्ता की आवश्यकताओं के अनुरूप सामग्री के साथ एक पत्र का मसौदा तैयार करने में मदद मिलेगी।

2. 

   
   
   इस बारे में सोचें कि किसे रोजगार का प्रमाण लिखना चाहिए। आमतौर पर, नियोक्ता, कर्मचारी की ओर से, काम की पुष्टि करने वाला एक पत्र लिखेगा। इस स्थिति में, कर्मचारी आपके पास, नियोक्ता से संपर्क करने की संभावना रखता है, और एक निश्चित उद्देश्य के लिए रोजगार की पुष्टि का अनुरोध करता है। दूसरी ओर, कर्मचारी रोजगार की पुष्टि करने के लिए भी लिख सकता है।उस समय, आप, कर्मचारी, नियोक्ता के हस्ताक्षर के लिए लिखेंगे और पूछेंगे, या नियोक्ता के विवेक पर पत्र की सामग्री को बदल सकते हैं। जहां संभव हो, नियोक्ताओं को श्रमिकों की ओर से पत्र लिखना चाहिए और कर्मचारियों को स्वयं पत्र लिखने नहीं देना चाहिए।
   • यदि आप एक नियोक्ता हैं और आपको अपने कर्मचारियों को लिखना है, तो आपको पता होना चाहिए कि अपनी सामग्री को उन मानकों के साथ कैसे संरेखित किया जाना चाहिए, जो आपको मिलना चाहिए, ताकि आप पत्र में संदेश को नियंत्रित कर सकें। उसी समय, एक नियोक्ता के रूप में, यह तथ्य कि आप अपने आप से काम की पुष्टि करने के लिए एक पत्र लिखते हैं, पत्र में ईमानदारी और प्रामाणिकता लाएगा। हालांकि, नकारात्मक पक्ष यह है कि आपको इन पत्रों को लिखने में समय बिताना होगा। एक नियोक्ता के रूप में, संभावना है कि आपका कार्यक्रम काफी व्यस्त है और पत्र लिखना समय लेने वाला हो सकता है। हालांकि, पुष्टिकरण पत्र अक्सर संक्षिप्त और संक्षिप्त होते हैं, इसलिए आपको पत्र लिखने में बहुत अधिक समय खर्च नहीं करना पड़ेगा, खासकर अगर आपको पहले भी ऐसा ही अनुभव हो।
   • यदि आप एक स्व-लिखित कर्मचारी हैं, तो आप अपने नियोक्ता को अपने विचारों का वर्णन किए बिना समय बर्बाद किए बिना प्राप्तकर्ता को बताई जाने वाली जानकारी को सटीक रूप से व्यक्त कर सकते हैं। उसी समय, अपना स्वयं का पुष्टिकरण पत्र लिखने से आपके नियोक्ता पर उस पत्र को लिखने में खर्च करने की आवश्यकता के बारे में दबाव कम हो जाएगा (विशेष रूप से, पत्र को स्वयं लिखना आपके बॉस को खुश कर देगा। , क्योंकि उसे आपके लिए लिखना नहीं पड़ता)। हालांकि, नियोक्ता को हमेशा पुष्टि पत्र पर हस्ताक्षर करना चाहिए और वे आपके द्वारा प्रस्तुत सामग्री को स्वीकार नहीं कर सकते हैं। इस पत्र को फिर से लिखने में अधिक समय लगेगा, या आप नियोक्ता को पत्र लिखने के लिए मजबूर कर सकते हैं।

3. 

   
   
   मांगी गई जानकारी जुटाएं। एक बार जब आप समझ जाते हैं कि पाठक कौन है और कौन पत्र लिखेगा, तो आपको एक पूर्ण कार्य पुष्टि पत्र लिखने के लिए आवश्यक सभी जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है।
   • यदि आप एक नियोक्ता हैं, तो आपको अपने कर्मचारी से पत्र में शामिल की जाने वाली सामग्री के बारे में बात करनी होगी, विशेष रूप से प्राप्तकर्ता से संबंधित जानकारी, पत्र का उद्देश्य, पत्र में शामिल किए जाने वाले विवरण। पत्र भेजने के लिए सामग्री और समय।
   • यदि आप एक कर्मचारी हैं और अपने आप को लिखते हैं, तो आपके पास आपके द्वारा तैयार की जाने वाली सभी जानकारी होगी, लेकिन आपको अपने नियोक्ता से पत्र की उनकी अपेक्षाओं के बारे में पहले ही बात कर लेनी चाहिए। काम की पुष्टि की। यह सुनिश्चित करेगा कि आप नियोक्ता द्वारा निर्धारित मानकों के अनुसार पत्र लिख रहे हैं ताकि वे पत्र की सामग्री को स्वीकार कर सकें।
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भाग 2 का 2: लेखन करियर का प्रमाण

1. 

   कंपनी के शीर्षक का उपयोग करें। जब आप अपना पुष्टि पत्र लिखना शुरू करते हैं, तो आप हमेशा आधिकारिक कंपनी लेटरहेड का उपयोग करना चाहते हैं। यदि आप एक नियोक्ता हैं, तो आपको अपनी विषय पंक्ति तैयार करनी चाहिए; यदि आप एक कर्मचारी हैं, तो अपने नियोक्ता से पूछें कि क्या आप आधिकारिक कंपनी लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं। एक औपचारिक लेटरहेड का उपयोग करना पत्र को मान्य करेगा और प्राप्तकर्ता को इसकी सामग्री पर भरोसा करने के लिए नेतृत्व करेगा।
   • यदि आपके पास एक विषय पंक्ति उपलब्ध नहीं है, तो आप अपने संदेश के लिए एक बनाने के लिए अपने कंप्यूटर का उपयोग कर सकते हैं। लेटरहेड में नियोक्ता की कंपनी का नाम, पता, टेलीफोन नंबर और ईमेल शामिल होना चाहिए। शीर्षक को उस व्यक्ति के बारे में भी जानकारी देनी चाहिए जिसने पत्र लिखा है (साथ ही उनकी स्थिति) और लिखने की तारीख।

2. 

   रिकॉर्ड प्राप्तकर्ता जानकारी जितना संभव हो उतना विस्तृत। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम विशेष रूप से जानते हैं, तो उसे सीधे संदेश भेजें। यदि आपको पता नहीं है कि संदेश का प्राप्तकर्ता कौन होगा, तो प्राप्तकर्ता का नाम अनुरोध संगठन के रूप में, संदेश के मुख्य भाग पर एक कैप्शन के साथ शामिल करें।
   • उदाहरण के लिए, यदि आप प्राप्तकर्ता का पता और नाम जानते हैं, तो उन्हें विषय पंक्ति के ठीक नीचे लिखें और उपयुक्त अभिवादन, जैसे कि "प्रिय" का अनुसरण करें।
   • यदि आप नहीं जानते कि प्राप्तकर्ता कौन है, तो संदेश के मुख्य भाग के बारे में टिप्पणी के साथ संदेश को अपने संगठन के उपयुक्त भाग में भेजें। उदाहरण के लिए, किसी वित्तीय संस्थान को पत्र भेजते समय ताकि कोई कर्मचारी पैसे उधार ले सके, आप अपनी स्थानीय शाखा को निम्नलिखित पदनाम के साथ एक पत्र भेज सकते हैं, " ऋण रसीद। " अगला, एक उपयुक्त ग्रीटिंग का उपयोग करें, जैसे "प्रिय सर / मैडम।"

3. 

   समझाएं कि आप कौन हैं। आपके पुष्टिकरण पत्र के पहले पैराग्राफ में, आपको यह समझाने की ज़रूरत है कि आप कौन हैं और आपके पत्र का उद्देश्य क्या है। आवश्यक जानकारी में कंपनी में आपका नौकरी का शीर्षक शामिल है, आपने कितने समय तक वहां काम किया है, साथ ही आपको पत्र में उल्लिखित कर्मचारी को कब तक पता चला है। यहां तक ​​कि अगर आप अपने आप को लिखने वाले कर्मचारी हैं, तो लिखें जैसे कि नियोक्ता आपको लिख रहा है, क्योंकि वे पत्र की सामग्री को स्वीकार करने वाले होंगे।
   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "मेरा नाम ट्रान वान बी है, मैं एबीसी समूह में बिक्री और विपणन के उप निदेशक हूं। मैंने एबीसी समूह में 12 वर्षों तक काम किया है और इस कर्मचारी को जानता हूं। 7 साल के लिए। पिछले 3 सालों से, मैं कर्मचारी का सीधा प्रबंधक था। "

4. 

   कार्य की पुष्टि प्रदान करें। पत्र में अगला पैराग्राफ कंपनी में कर्मचारियों के काम का सारांश है। इसमें रोजगार की शुरुआत और अंतिम तिथियां, कंपनी में कर्मचारी की स्थिति, मौसमी या दीर्घकालिक नौकरी शामिल है, और कर्मचारी अभी भी कंपनी के लिए काम कर रहा है या नहीं। यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी की वित्तीय जानकारी भी यहां शामिल होनी चाहिए।
   • एक उपयुक्त पाठ का एक उदाहरण: "मैं कर्मचारी की नौकरी को प्रमाणित करने के लिए यह पत्र लिख रहा हूं। कर्मचारी 7 साल के लिए एबीसी ग्रुप के साथ रहा है, 7 सितंबर 2003 से शुरू हो रहा है। कर्मचारी डिप्टी सेल्स डिपार्टमेंट की स्थिति रखता है, एबीसी समूह में एक दीर्घकालिक स्थिति है। एबीसी समूह में कर्मचारी 7 जनवरी 2011 तक डिप्टी सेल्स मैनेजर बना हुआ है। "
   • एक अन्य उदाहरण इस प्रकार हो सकता है: "मैं इस पत्र को यह प्रमाणित करने के लिए लिखता हूं कि कर्मचारी एबीसी समूह के साथ 7 वर्षों से है। कर्मचारी 7 सितंबर 2003 से एबीसी समूह में काम कर रहा है। 7 जनवरी, 2011। एबीसी समूह में काम करते हुए, कर्मचारी की स्थिति उप-बिक्री प्रबंधक की थी। कर्मचारी ने एबीसी समूह में 600 के वार्षिक वेतन के साथ 7 साल तक पूर्णकालिक काम किया। मिलियन डोंग। "

5. 

   कार्यकर्ता के कर्तव्यों का सारांश। यह अनुच्छेद आपके संगठन में कर्मचारियों के कर्तव्यों का वर्णन करेगा। नई नौकरी के लिए आवेदन करने वाले नए कर्मचारियों को रोजगार पुष्टि पत्र लिखते समय यह जानकारी सबसे उपयोगी होगी। हालांकि पुष्टि पत्र सिफारिश का पत्र नहीं है, अगर आप कर्मचारी के बारे में कुछ सकारात्मक टिप्पणी जोड़ते हैं तो यह समस्या नहीं होगी। एक नियोक्ता के रूप में आपकी प्रतिष्ठा एक सकारात्मक दिशा में बदल जाएगी; आप कर्मचारियों को नई नौकरी खोजने, संपत्ति किराए पर देने या बैंक से उधार लेने में भी सहायता करेंगे।
   • इस मार्ग को निम्नानुसार लिखा जा सकता है: "एबीसी समूह में कर्मचारियों के कर्तव्यों में शामिल हैं: कर्मचारी उत्तर में हीटर बेचने के लिए जिम्मेदार है। कर्मचारी प्रबंधक और जिम्मेदार की स्थिति में है। सात से नौ वेतनभोगी कर्मचारियों की टीम को बढ़ावा देने की जिम्मेदारी ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करना, ग्राहकों की शिकायतों का समाधान करना और प्रगति के लिए मुख्यालय को रिपोर्ट करना है। बिक्री का विकास। "

6. 

   श्रमिकों के बारे में संवेदनशील या अवैध जानकारी साझा करने से बचें। संयुक्त राज्य अमेरिका में, अधिकांश राज्यों में ऐसे कानून हैं जो आपके रेफरल पत्र में और आपके भावी नियोक्ता के बयानों में आप क्या कर सकते हैं, इसके बारे में बात नहीं कर सकते हैं। कुछ राज्य केवल आपको कर्मचारियों की स्वीकृति के साथ कर्मचारियों के बारे में जानकारी प्रदान करने की अनुमति देते हैं। अन्य राज्य नियोक्ताओं को कर्मचारी की लगभग सभी जानकारी का खुलासा करने की अनुमति देते हैं, बशर्ते कि ऐसी जानकारी सटीक हो और अच्छे विश्वास में प्रदान की गई हो। किसी भी संवेदनशील जानकारी का खुलासा करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप राज्य के कानूनों की जांच करते हैं। आप यहां अपनी खोज शुरू कर सकते हैं।
   • उदाहरण के लिए, अलास्का राज्य कानून एक नियोक्ता को एक कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में जानकारी का खुलासा करने की अनुमति देता है, और नियोक्ता को ऐसे दावों के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जाएगा, सिवाय इसके गैर-नियोक्ता जानबूझकर या जानबूझकर गलत या भ्रामक जानकारी, या जानकारी का खुलासा करता है जो श्रमिकों के नागरिक अधिकारों का उल्लंघन करता है।
   • एक अन्य उदाहरण कनेक्टिकट राज्य है, जहां नियोक्ताओं को सभी तथ्यात्मक और सटीक दावों का खुलासा करने की अनुमति है।

7. 

   प्राप्तकर्ताओं के लिए संपर्क जानकारी प्रदान करें। रोजगार पुष्टि पत्र के अंतिम पैराग्राफ में आपकी (या आपके नियोक्ता की) संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए। आपको यह जानकारी दिखाने की आवश्यकता है, जब तक कि प्राप्तकर्ता के पास अतिरिक्त प्रश्न या चिंताएं न हों। सुनिश्चित करें कि आपने पुष्टि कर दी है कि प्राप्तकर्ता आपसे संपर्क कर सकता है।
   • उदाहरण के लिए, संपर्क सूचना पैराग्राफ इस तरह दिख सकता है: "यदि आपके कोई प्रश्न हैं या अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो कृपया (84-4) 555-5555 पर संपर्क करें या ईमेल tranvanb @ ABCCorp.com। "

8. 

   पत्र पर हस्ताक्षर करें और भेजें। जब आपने पत्र समाप्त कर लिया है, तो आप समापन वाक्य को जोड़ देंगे, उस पर हस्ताक्षर करेंगे, फिर उसे कर्मचारी को वापस कर देंगे या प्राप्तकर्ता को स्वयं भेज देंगे।
   • "सर्वश्रेष्ठ संबंध" के साथ समाप्त करें।
   • हमेशा एक आधिकारिक हस्ताक्षर का उपयोग करें और पत्र में शीर्षक का संकेत दें।
   • ऐसे पत्रों के लिए आपकी कंपनी आमतौर पर उपयोग करने वाले किसी भी टिकट या प्रमाणपत्र को जोड़ देती है।
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सलाह

• संयुक्त राज्य अमेरिका में आने के लिए आपको वीजा या ग्रीन कार्ड के लिए आवेदन करने पर श्रमिक की स्थिति के बारे में लिखना पड़ सकता है। आपको उस कर्मचारी द्वारा किए गए काम के महत्व के बारे में गहराई से खुदाई करने की आवश्यकता होगी।
• कुछ कंपनियां सत्यापन गतिविधि करने के लिए कुछ लोगों को नियुक्त करती हैं, और अन्य के पास विशेष पत्र टेम्पलेट हो सकते हैं जिन्हें आपको अपनी पहचान के लिए उपयोग करना चाहिए। यदि संदेह है, तो आपको अपनी एजेंसी के मानव संसाधन विभाग से जांच करनी चाहिए।
• कुछ नियोक्ता कर्मचारियों को एक पत्र का मसौदा तैयार करने और फिर उस पर हस्ताक्षर करने के लिए कहते हैं। यदि आप किसी कर्मचारी से ऐसा करने के लिए कहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने हस्ताक्षर करने से पहले पत्र का पाठ ध्यान से पढ़ा हो।

चेतावनी

• कर्मचारी द्वारा आवश्यक होने पर ही वित्तीय जानकारी दें। यदि आप एक कर्मचारी स्व-प्रमाणित पत्र हैं, तो आप आवश्यक जानकारी को जोड़ सकते हैं।
• कर्मचारी के बारे में व्यक्तिगत जानकारी का उल्लेख न करें, जब तक कि वह आपको अनुमति न दे।
• यदि कर्मचारी आपके साथ काम न करने पर रोजगार की पुष्टि करने के लिए कहता है, तो उनके साथ काम करना बंद करने का कोई कारण न दें, भले ही ब्रेकअप शांति से हुआ हो।