विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 का 2: एक एजेंडा लिखना
• खरोंच से एक एजेंडा बनाएँ
• कैलेंडर टेम्पलेट का उपयोग करना
• भाग 2 का 2: कैलेंडर का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
• टिप्स

एक व्यवस्थित बैठक के लिए एक अच्छी तरह से लिखित एजेंडा की आवश्यकता होती है। अपनी बैठक को थकाऊ और कुशल न होने दें क्योंकि कई बैठकें लगती हैं। एक विस्तृत अभी तक लचीले एजेंडे का पालन करके, आप अपनी बैठक को सुव्यवस्थित और केंद्रित रख सकते हैं ताकि आप कम से कम समय में अपने सभी बैठक लक्ष्यों को प्राप्त कर सकें। आप अपने खुद के कैलेंडर को लिखना चाहते हैं, एक टेम्पलेट का उपयोग करें, या आपके पास पहले से मौजूद एक कैलेंडर बनाएं, आरंभ करने के लिए नीचे चरण 1 देखें!

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 2: एक एजेंडा लिखना

खरोंच से एक एजेंडा बनाएँ

1. अपने कैलेंडर को शीर्षक देकर प्रारंभ करें। बेहतरीन साहित्य से लेकर शुष्क स्प्रेडशीट तक, लगभग हर महत्वपूर्ण दस्तावेज़ में शीर्षक की आवश्यकता होती है, और एजेंडा मिलना कोई अपवाद नहीं है। आपके शीर्षक को पाठक को दो बातें बतानी चाहिए: पहला, कि वह एक एजेंडा पढ़ रहा है, और दूसरा, बैठक किस विषय के बारे में है। जब आप अपना मन बना चुके हों, तो अपने रिक्त दस्तावेज़ के शीर्ष पर अपना शीर्षक रखें। शीर्षक को फूलदार या जटिल नहीं होना चाहिए - व्यवसाय के संदर्भ में, सरल और प्रत्यक्ष शीर्षक आमतौर पर सर्वश्रेष्ठ होते हैं।
   • अपने शीर्षक के लिए अलग या बड़े फोंट का उपयोग करने के आग्रह का विरोध करें। ज्यादातर मामलों में, आप टाइम्स न्यू रोमन या कैलीबरी जैसे एक सरल, प्रतिष्ठित फ़ॉन्ट का उपयोग करना चाहते हैं, और अपने शीर्षक को दस्तावेज़ के बाकी अक्षरों (या बस थोड़ा बड़ा) के समान आकार बना सकते हैं। याद रखें, आपके शीर्षक का उद्देश्य पाठकों को यह सूचित करना है कि वे क्या देख रहे हैं, जरूरी नहीं कि उनका मनोरंजन करें या उन्हें विचलित करें।
2. जोड़ें "Who?’, ’सच?" तथा "कब अ?"हेडर के लिए डेटा। शीर्षक के बाद, मीटिंग एजेंडा में आमतौर पर एक हेडर होता है जो आपके कार्यस्थल कितना औपचारिक है, इसके आधार पर विस्तार से भिन्न हो सकता है। यह शीर्ष लेख आमतौर पर शीर्षक के नीचे एक पंक्ति के बारे में है। आमतौर पर, शीर्ष लेख में, आप उस बैठक के बारे में तथ्यात्मक जानकारी को संक्षिप्त रूप से सूचीबद्ध करते हैं जिसका विषय पर चर्चा करने से कोई लेना-देना नहीं है। यह इतना है कि जो लोग मौजूद नहीं हैं वे जानते हैं कि यह कब और कहां हुआ और कौन मौजूद था। नीचे कुछ चीजें हैं जिन्हें आप जोड़ सकते हैं; आपके द्वारा चुने गए डेटा की परवाह किए बिना, सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से जानकारी के प्रत्येक टुकड़े की पहचान करते हैं (लेबल पाठ बोल्ड काम करता है यहां अच्छी तरह से):
   • दिनांक और समय। इन्हें एक साथ या अपने अलग-अलग वर्गों में वर्गीकृत किया जा सकता है।
   • स्थान। यदि आपके व्यवसाय में कई स्थान हैं, तो आप पते को लिख सकते हैं, लेकिन यदि केवल एक स्थान है, तो आप उस कमरे का नाम दे सकते हैं, जिसमें आप मीटिंग कर रहे हैं (जैसे, मीटिंग रूम # 3)।
   • उपस्थित लोग। नौकरी के शीर्षक आमतौर पर वैकल्पिक होते हैं, लेकिन आवश्यक नहीं।
   • उपस्थित होने वाले विशेष व्यक्ति। ये विशेष अतिथि, वक्ता या सम्मेलन के नेता हो सकते हैं।
3. लक्ष्यों के साथ एक छोटा बयान लिखें। बैठकें जिनमें स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य नहीं होता है, मूल्यवान समय बर्बाद करने का जोखिम होता है क्योंकि उपस्थित लोग तय करते हैं कि किस बारे में बात करनी है। अपने हेडर के बाद एक लाइन छोड़ें और "लक्ष्य" या "लक्ष्य" जैसे शीर्षक के साथ अपने लक्ष्य अनुभाग को निर्दिष्ट करने के लिए बोल्ड या रेखांकित पाठ का उपयोग करें, इसके बाद कोलन या एक नई पंक्ति। फिर आप कुछ संक्षिप्त और तीखे वाक्यों में वर्णन करते हैं, बैठक के लिए जिन बिंदुओं पर चर्चा की जानी है। यहां 1-4 वाक्य लिखना अपना लक्ष्य बनाएं।
   • उदाहरण के लिए, यदि हम बजट बैठक के लिए उद्देश्यों का विवरण लिखना चाहते हैं, तो हम इनका उपयोग कर सकते हैं: "उद्देश्य: 2014-2015 वित्तीय वर्ष के लिए प्रमुख बजट लक्ष्यों की सूची बनाएं और दीर्घकालिक लागत बचत उपायों पर चर्चा करें। इसके अलावा, आर एंड डी के निदेशक मार्कस फेल्डमैन एक हालिया प्रतियोगिता सर्वेक्षण के परिणाम पेश करेंगे। "
   • यदि आपने कभी वैज्ञानिक संदर्भ में लिखा है, तो बैठक के सारांश के रूप में उद्देश्यों के विवरण के बारे में सोचें। आप मूल रूप से कह रहे हैं, मोटे तौर पर, बैठक में चर्चा करने की आवश्यकता क्या है, विस्तार से जाने के बिना।
4. बैठक के मुख्य बिंदुओं के लिए एक शेड्यूल लिखें। अनुसूचियां व्यापारिक बैठकों के लिए बहुत लंबे समय तक चलने की प्रवृत्ति का मुकाबला करने में मदद करती हैं। लक्ष्यों के अपने बयान के बाद एक लाइन छोड़ें, अपने शेड्यूल को एक बोल्ड या रेखांकित शीर्षक दें, और अपने शेड्यूल में समय (प्रमुख चर्चा बिंदुओं से मिलान करने के लिए) बनाना शुरू करें। पढ़ने में आसान रखने के लिए, प्रत्येक समय अवधि को अपनी लाइन दें।
   • प्रत्येक समयावधि के साथ संकेत दें भी नियोजित शुरुआत और अंत समय, या आप प्रत्येक भाग को कितना समय लेना चाहते हैं। एक प्रणाली या दूसरे को चुनें और सुसंगत रहें - चीजों को मिलाना अप्राकृतिक लगता है।
   • दूसरे शब्दों में, आप बातचीत के उस विषय के लिए शुरुआत और अंत समय के साथ या तो हर समय अवधि को चिह्नित करना चाहते हैं, या बस यह लिखना चाहते हैं कि आप इसे कितने समय तक चलना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, एक उदाहरण रेखा "हो सकती है"14:00 - 14:05: परिचय और प्रस्तुति " या ’5 मिनट: परिचय और उपस्थिति। ”हालांकि, आपको दो प्रणालियों के बीच स्विच करने से बचना चाहिए।
5. किसी भी विशेष मेहमानों के लिए समय निर्धारित करें। यदि मेहमान आपकी बैठक में महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने आते हैं, तो आप इन लोगों के लिए बैठक में अलग समय निर्धारित करना चाहेंगे। प्रत्येक अतिथि को अपना स्वयं का समय स्लॉट दें, भले ही उनके पास वार्तालाप का एक से अधिक विषय हो। इस तरह हर कोई अपनी इच्छानुसार अपने विषयों को व्यवस्थित कर सकता है।
   • शर्मनाक समय-निर्धारण के मुद्दों से बचने के लिए, मेहमानों से अग्रिम में संपर्क करें ताकि पता लगाया जा सके कि उनमें से प्रत्येक को अपनी बातचीत के विषय पर कितना समय देना होगा।
6. किसी भी अन्य व्यवसाय के लिए बैठक के अंत में अतिरिक्त समय छोड़ दें। इस समय के दौरान, लोग बातचीत के भ्रमित करने वाले विषयों के बारे में स्पष्टीकरण मांग सकते हैं, अपनी राय व्यक्त कर सकते हैं, भविष्य की बैठकों के लिए विषय सुझा सकते हैं और अन्य टिप्पणियां कर सकते हैं। आप इसे अपने कार्यक्रम में अंतिम आइटम के रूप में शामिल करके स्पष्ट कर सकते हैं, या आप बैठक के अंतिम बिंदु के बाद इसे स्वयं ला सकते हैं।
   • यदि आप अपनी बैठक के अंत तक पहुँचते हैं और किसी के पास अतिरिक्त प्रश्न या टिप्पणियाँ नहीं हैं, तो आप हमेशा बैठक को जल्दी समाप्त कर सकते हैं। आपके कई सहभागी शायद इसके लिए आपका धन्यवाद करेंगे!
7. आप बातचीत के विषयों का अवलोकन भी प्रदान कर सकते हैं। आमतौर पर, अनुसूची बैठक के एजेंडे का शेर हिस्सा है - वह हिस्सा जिसे लोग चर्चा को निर्देशित करने के लिए देखते हैं। हालांकि, जबकि इस अतिरिक्त प्रयास में लगाना आवश्यक नहीं है, विचलित उपस्थित लोगों के लिए मुख्य बिंदुओं का एक अतिरिक्त अवलोकन प्रदान करना बहुत सहायक हो सकता है। एक रूपरेखा बैठक में प्रस्तुत विचारों की व्यवस्था में उपस्थित लोगों को याद दिलाती है और उन लोगों की मदद करती है जिनके पास प्रत्येक विषय के साथ एक कठिन समय है। नीचे सारांश का एक उदाहरण है जिसे आप संभवतः उपयोग करना चाहते हैं:

   • I. उच्च प्राथमिकता वाले बजट आइटम

     • A. कर्मचारी यात्रा बजट

       B. डीलरों की दरें

       • मैं। एक बेहतर सौदा बातचीत?

       C. लॉबिंग की लागत

     II। टर्नओवर में सुधार के उपाय

     • A. वैकल्पिक सेवा समझौते

       • मैं। ग्राहकों के लिए विकल्प प्रस्तुत करें

         ii। प्रतिक्रिया हासिल करें

       B. मोबाइल प्रौद्योगिकी में पुनर्निवेश

     ...और इसी तरह।

8. उन्हें सौंपने से पहले त्रुटियों के लिए कैलेंडर की जाँच करें। चूंकि कुछ उपस्थित लोग बैठक के एजेंडे पर बहुत भरोसा कर सकते हैं, इसलिए इसे सौंपने से पहले त्रुटियों के लिए इसे जांचना बहुत अच्छा विचार है। ऐसा करना केवल उपस्थिति वालों के लिए एक एहसान नहीं है - यह आपके ध्यान में विस्तार और आपके पद के लिए आपके द्वारा दिए गए मूल्य पर भी सकारात्मक रूप से प्रतिबिंबित होता है।
   • इसके अलावा, यह जाँचना कि आपकी डायरी में कोई त्रुटि नहीं है, आपकी मदद कर सकता है समय और तुम बचाओ चेहरा गलतियों से भरा एजेंडा समझाने में समय व्यतीत करना आपकी बैठक को भ्रमित कर सकता है और आपके लिए शर्मनाक हो सकता है, खासकर जब महत्वपूर्ण लोग मौजूद हों।

कैलेंडर टेम्पलेट का उपयोग करना

1. अपने वर्ड प्रोसेसर के साथ शामिल टेम्पलेट का उपयोग करें। कई वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, मैक के लिए पेज और इसी तरह, एजेंडा को पूरा करने के लिए सभी प्रकार के व्यक्तिगत और व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए मानक टेम्पलेट हैं। इन टेम्प्लेट से आप एक पेशेवर दिखने वाले दस्तावेज़ को आश्चर्यजनक रूप से जल्दी और आसानी से बना सकते हैं। आमतौर पर इस प्रकार के टेम्पलेट्स को एक सौंदर्यवादी रूप से मनभावन लेआउट के साथ तार्किक वर्गों में व्यवस्थित किया जाता है - बस संबंधित स्थानों में प्रासंगिक डेटा टाइप करें और आप जाने के लिए अच्छे हैं!
   • जबकि प्रत्येक शब्द प्रोसेसर थोड़ा अलग है, अधिकांश टेम्पलेट विकल्प आपको प्रोग्राम विंडो के शीर्ष पर मेनू बार से टेम्पलेट पर नेविगेट करने देगा।
   • यदि आपका वर्ड प्रोसेसर टेम्प्लेट का उपयोग कर सकता है, लेकिन उपयुक्त मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट नहीं है, तो आप प्रोग्राम निर्माता की वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, Microsoft Word के टेम्प्लेट office.microsoft.com पर उपलब्ध हैं, जबकि Mac के लिए पेज Apple ऐप स्टोर में पाए जा सकते हैं।
2. आप किसी बाहरी स्रोत से टेम्पलेट भी डाउनलोड कर सकते हैं। यदि आपका वर्ड प्रोसेसर कैलेंडर टेम्प्लेट डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं आता है और आप उन्हें आधिकारिक साइट पर प्राप्त नहीं कर सकते हैं, तो चिंता न करें - ऑनलाइन बहुत सारे मुफ्त टेम्पलेट उपलब्ध हैं। के लिए अपने पसंदीदा खोज इंजन पर एक सरल खोज, कहते हैं, "एजेंडा टेम्पलेट मिलना" आपको दर्जनों प्रासंगिक परिणाम देगा। हालाँकि, क्योंकि ये सभी परिणाम आधिकारिक, भरोसेमंद स्रोतों से नहीं आते हैं, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि कौन सा टेम्प्लेट इस्तेमाल किया जाए। नीचे कुछ बाहरी साइटें दी गई हैं जिन पर आप जाना चाहते हैं:
   • सेव वर्ड टेम्प्लेट्स - यह प्रोफेशनल साइट माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए कई क्वालिटी टेम्पलेट प्रदान करती है।
   • वर्ड टेम्प्लेट ऑनलाइन - वर्ड टेम्प्लेट के लिए एक और महान संसाधन। हालाँकि, यह पृष्ठ केवल कुछ विकल्प प्रदान करता है।
   • iWorkCommunity - पृष्ठों के लिए एक अच्छा कैलेंडर टेम्पलेट। हालाँकि, यह टेम्पलेट पेजों के पुराने संस्करणों (2009 से पहले) के लिए है।
   • App Store में Pages के लिए भी बहुत सारे टेम्पलेट हैं। दुर्भाग्य से, ये सभी मुफ्त में उपलब्ध नहीं हैं।
3. अपने टेम्पलेट में फ़ील्ड भरें। एक बार जब आप अपने वर्ड प्रोसेसर में एक उपयुक्त टेम्प्लेट पा लेते हैं, या जिसे आप पसंद करते हैं, उसे डाउनलोड कर लेते हैं, तो आपको बस इतना करना है कि आवश्यक जानकारी के साथ टेम्प्लेट भरना है। अधिकांश टेम्प्लेट में आपके नाम, समय, वार्तालाप के विषय, अनुभाग शीर्षक, और इसी तरह के प्रकार स्पष्ट रूप से चिह्नित होंगे। अपना एजेंडा पूरा करने के लिए सभी प्रासंगिक क्षेत्रों को भरें, और बाद में त्रुटियों के लिए अपने काम की जांच करें। कैलेंडर टेम्प्लेट जितने उपयोगी हो सकते हैं, वे आपको वर्तनी, व्याकरण और तथ्यात्मक त्रुटियों से नहीं बचाते हैं।
   • किसी भी खेत को खाली न छोड़ें। कुछ भी अधिक शौकिया नहीं लगता है, कहते हैं, एक अनुसूची में एक पंक्ति जो केवल "टाइप हियर" कहती है। यदि किसी कारण से टेम्पलेट के कुछ हिस्से हैं जिन्हें आप भरना नहीं चाहते हैं, तो उन्हें खाली छोड़ने के बजाय उन्हें हटा दें।
4. अपने कैलेंडर को अपनी आवश्यकताओं के अनुकूल बनाने के लिए मामूली बदलाव करें। मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट बहुत उपयोगी हो सकते हैं, लेकिन कोई कारण नहीं है कि आपको डिफ़ॉल्ट कैलेंडर शैली और लेआउट से बिल्कुल चिपके रहना चाहिए। टेम्पलेट की सामग्री और शैली में परिवर्तन करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें क्योंकि आप यह सुनिश्चित करने के लिए उपयुक्त हैं कि आपका कैलेंडर उन मानकों को पूरा करता है जो आपकी कंपनी ने आपके लिए निर्धारित किए हैं और जिन्हें आपने बैठक के लिए निर्धारित किया है।
   • उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि कोई विशेष टेम्प्लेट बहुत अच्छा लगता है, लेकिन इसका हेडर इतना लंबा है कि यह विचलित करने वाला है, तो हेडर के किसी भी अनावश्यक अनुभाग को हटाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें क्योंकि आप फिट दिखते हैं, जब तक आप इस तरह से ऐसा करते हैं दस्तावेज़ का लेआउट बर्बाद नहीं हुआ है, या एजेंडा बदसूरत लग रहा है।

भाग 2 का 2: कैलेंडर का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

1. सबसे पहले महत्वपूर्ण विषयों का चयन करें। जब समय-निर्धारण बैठकें होती हैं, तो आमतौर पर सबसे महत्वपूर्ण विषय को अनुसूची के सामने रखना अच्छी नीति होती है। इससे आप दो चीजें हासिल करते हैं। सबसे पहले, यह हर किसी को इन महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने की अनुमति देता है जब वे बैठक की शुरुआत में अपने किनारे पर होते हैं और अभी तक थके नहीं हैं। दूसरा, यदि समय से पहले बैठक समाप्त हो जाती है या कुछ उपस्थितियों को अंत से पहले छोड़ना पड़ता है, तो यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण विषयों पर पहले ही चर्चा हो चुकी है।
   • बैठक हमेशा योजना के अनुसार नहीं होती है। यदि किसी मीटिंग के अंत में छोटे, महत्वहीन विषयों को छोड़ दिया जाता है, तो आप उन्हें स्वयं हल करने या बाद में किसी अन्य मीटिंग को शेड्यूल करने में सक्षम हो सकते हैं। हालांकि, यदि आप बातचीत के मुख्य विषयों को कवर करने में असमर्थ हैं, तो आपकी बैठक उद्देश्य का हिस्सा हासिल करने में विफल रही, जो आपके लिए निराशाजनक और शर्मनाक दोनों हो सकता है। सबसे महत्वपूर्ण विषयों को अपने शेड्यूल के शीर्ष पर रखना रोकता है ज्यादा टार इस समस्या।
2. अपने कैलेंडर शेड्यूल से चिपके रहें, लेकिन लचीला रहें। जब एक बैठक की योजना बनाते और संचालित करते हैं, तो सबसे बड़ा खतरा यह है कि यह नियोजित से अधिक समय लेता है। कर्मचारियों के पास आमतौर पर एक होता है नापसन्द बैठकें जो बहुत लंबी हैं, और सही भी हैं, क्योंकि वे अविश्वसनीय रूप से उबाऊ हो सकती हैं और लोगों को इसके बजाय वास्तविक कार्य करने से रोक सकती हैं। अपनी मीटिंग को शेड्यूल पर रखने के लिए, घड़ी पर नज़र रखें, और अगर आपको मौका मिले, तो विनम्रतापूर्वक कुछ ऐसा कहकर आगे बढ़ें, "हमें वास्तव में अगले विषय पर आगे बढ़ने की ज़रूरत है अगर हम समय पर यहां से निकलना चाहते हैं। "
   • हालाँकि, बैठकें अक्सर योजना के अनुसार नहीं होती हैं, इसलिए आपको क्षतिपूर्ति के लिए तैयार रहना चाहिए, यदि आपकी बैठक का कोई भी हिस्सा आपकी पसंद से अधिक लंबा हो। अपनी मीटिंग के लिए सीमित समय में जितना संभव हो उतना चर्चा में लचीले रहें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी मीटिंग का हिस्सा अतिदेय है, तो आप अपनी मीटिंग के अन्य हिस्सों के लिए चर्चा को ट्रिम कर सकते हैं, या मीटिंग के अपेक्षाकृत महत्वहीन भागों को पूरी तरह से छोड़ सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह समय पर समाप्त हो जाए।
3. मीटिंग से पहले अपना एजेंडा अच्छी तरह से लिखना शुरू करें। हालांकि कैलेंडर अन्य प्रकार के व्यवसाय दस्तावेज़ों (जैसे रिपोर्ट, डेटा, स्प्रेडशीट, स्प्रेडशीट, आदि) के रूप में महत्वपूर्ण नहीं हैं, फिर भी आप चाहते हैं कि आपका कैलेंडर पेशेवर और स्लीक दिखे, खासकर यदि आप इसे अपने सहयोगियों के साथ साझा करते हैं। बैठक। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास गुणवत्ता दस्तावेज़ बनाने के लिए पर्याप्त समय है, अपनी डायरी जल्द से जल्द लिखना शुरू करें।
   • जल्दी शुरू करने से आपको अपने मीटिंग एजेंडे पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने का लाभ मिलता है। सहकर्मियों या पर्यवेक्षकों के साथ अपने कैलेंडर का प्रारंभिक संस्करण साझा करना, और उनके इनपुट के लिए पूछना, आपको खामियों को ठीक करने और लापता विवरण जोड़ने में मदद कर सकता है जो पहले नहीं थे। यदि आप अपने कैलेंडर को लिखने के लिए अंतिम सेकंड तक प्रतीक्षा करते हैं, तो आपके पास इस प्रतिक्रिया के लिए पूछने का समय नहीं हो सकता है।
   • जब आप मीटिंग से एक दिन पहले नियमित रूप से रोज़ मीटिंग के लिए एजेंडा लिखने के साथ दूर हो सकते हैं, तो महत्वपूर्ण मीटिंग की तैयारी में कुछ सप्ताह लग सकते हैं।
4. बैठक में उपस्थित लोगों के साथ एजेंडा साझा करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी को चर्चा करने के लिए विषय की पूरी जानकारी के साथ बैठक में आता है, आप पहले से सभी के साथ एजेंडा साझा करना चाहेंगे। कॉर्पोरेट संस्कृति के आधार पर, जहाँ आप काम करते हैं, इसका मतलब यह हो सकता है कि कई प्रतियों को प्रिंट करना और उन्हें व्यक्तिगत रूप से सौंपना, या केवल कैलेंडर को एक अनुलग्नक के रूप में ईमेल करना। हालाँकि आप अपना कैलेंडर वितरित करते हैं, यह सुनिश्चित करें कि इसे भेजने से पहले यह तकनीकी त्रुटियों से मुक्त हो।
   • बैठक के महत्व के आधार पर, आप संभवतया बैठक से कम से कम एक या दो घंटे पहले उपस्थित लोगों को एजेंडा देना चाहते हैं। बड़ी, महत्वपूर्ण बैठकों के लिए, एजेंडे को एक दिन या उससे पहले भेजना आवश्यक हो सकता है।
   • चूँकि लोग अक्सर व्यस्त या भुलक्कड़ होते हैं, ऐसे में एजेंडा की कुछ अतिरिक्त प्रतियां बैठक में लाना एक स्मार्ट विचार है, जब कोई अपने को भूल जाता है।

टिप्स

• यदि कोई बैठक में शामिल नहीं हो सकता है, तो एजेंडे के शीर्ष पर "घोषित अनुपस्थिति" अनुभाग बनाने पर विचार करें, या इसके लिए स्थान छोड़ दें और बस बैठक के दौरान इसकी घोषणा करें।
• एक के लिए एक उत्कृष्ट संसाधन उत्पादक बैठक "DARV" का उपयोग कर रही है: लक्ष्य, एजेंडा, भूमिकाएं और जिम्मेदारियां। सबसे पहले, आपकी बैठक में एक होना चाहिए उद्देश्य रखने के लिए। यदि आप केवल जानकारी प्रदान करने के लिए एक बैठक आयोजित कर रहे हैं, तो बैठक के साथ लोगों का समय बर्बाद न करें। उन्हें एक समाचार पत्र भेजें। लक्ष्य में एक सक्रिय घटक होना चाहिए और यदि संभव हो तो प्रदर्शित करने के लिए एक उत्पाद: "टीम के लिए त्रैमासिक लक्ष्य निर्धारित करें"। एजेंडा उन विषयों की एक सूची है जिन्हें आप ट्रैक पर रखने के लिए समय सीमा के साथ, उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए निपटेंगे। उदाहरण के लिए, "1. अंतिम तिमाही के लक्ष्यों (15 मिनट) की स्थिति की जांच करें, 2. लक्ष्यों के लिए कोई अन्य व्यावसायिक सुझाव (20 मिनट), 3. शीर्ष 5 लक्ष्यों (10 मिनट), आदि का चयन करें।" रोल्स और जिम्मेदारियों के लिए, आप यह निर्धारित करते हैं कि मीटिंग का नेतृत्व कौन करता है, कौन नोट्स लेता है, और कौन मीटिंग के परिणामस्वरूप होने वाली कार्रवाई आइटम असाइन करता है।
• यदि आपकी कंपनी के कैलेंडर के लिए एक विशेष फ़ॉर्म है, तो इस फ़ॉर्म को टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें। कुछ स्थानों के लिए, सूत्र से चिपकना आवश्यक है।
• आपके सहकर्मी क्या पसंद करते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, एजेंडे के लिए विचारों को प्रस्तावित करने के लिए लोगों के लिए समय सीमा निर्धारित करना उपयोगी हो सकता है। एक समापन तिथि और समय बताएं और उस पर चिपके रहें। उन अतिरिक्तताओं के लिए जगह बनाएं जहां वे कैलेंडर में सुधार करते हैं, या जब इवेंट आपके मूल कैलेंडर की जगह लेते हैं।