विषय

• कदम
• 2 का भाग 1: विनम्रतापूर्वक नियुक्ति रद्द करें
• 2 का भाग 2 : अपॉइंटमेंट को फिर से शेड्यूल करें =
• टिप्स

चाहे वह अप्रत्याशित देरी हो, यात्रा की समस्या हो, या समय-निर्धारण संबंधी भ्रम हो, कभी-कभी योजनाओं को रद्द करना अपरिहार्य हो सकता है। जिस व्यक्ति को आप याद कर रहे हैं उसे खबर देना आपके लिए जितना डरावना हो सकता है, ईमानदार और विनम्र होना और उसे जल्द से जल्द चेतावनी देना सबसे अच्छा है, और फिर - उम्मीद है - वह समझ दिखाएगा। इसके अलावा, किसी अन्य दिन या निकट भविष्य के लिए बैठक को पुनर्निर्धारित करें और उस स्थान के करीब मिलने की पेशकश करें जहां व्यक्ति कम असुविधा का कारण बन सके।

कदम

2 का भाग 1: विनम्रतापूर्वक नियुक्ति रद्द करें

1. 1 जिस व्यक्ति के साथ आपका अपॉइंटमेंट है, उससे जल्द से जल्द संपर्क करें। आप जितना अधिक समय तक रुकेंगे, आपको उतनी ही अधिक असुविधा होगी। व्यक्ति को प्रारंभिक चेतावनी देकर, आप दिखाएंगे कि आप स्वयं और उनके समय दोनों का सम्मान करते हैं।
2. 2 यदि आप अंतिम समय में इसकी रिपोर्ट करते हैं, तो व्यक्तिगत रूप से नियुक्ति रद्द करने के लिए कॉल करें। यदि आप एक दिन से भी कम समय का नोटिस देते हैं, तो उस व्यक्ति से सीधे संपर्क करें, जिसके साथ आपका अपॉइंटमेंट है। इस स्थिति में, रद्दीकरण के किसी अन्य कर्मचारी के माध्यम से एक ई-मेल, पाठ संदेश या अधिसूचना असभ्य दिखाई देगी।
3. 3 कृपया ईमानदारी से क्षमा करें। भले ही आप अग्रिम नोटिस दें, रद्द करने के लिए खेद व्यक्त करें। हो सकता है कि उस व्यक्ति ने आपसे मिलने के लिए अन्य योजनाओं को छोड़ दिया हो, या हो सकता है कि आपने उन्हें असुविधा का कारण बना दिया हो।
   • उदाहरण के लिए, एक संक्षिप्त, सरल माफी पर्याप्त है: "मुझे बहुत खेद है कि इस बार आपसे मिलना संभव नहीं था।"
   • अस्पष्ट भाषा का प्रयोग न करें और यह न कहें कि आप बैठक में "हो सकता है" न आ सकें। सीधे और खुलकर बात करना बेहतर है।
4. 4 रद्द करने का कारण संक्षेप में बताएं। यदि आपके पास यात्रा संबंधी समस्याएं या बीमारी जैसी कोई ठोस वजह है, तो बस हमें बताएं कि आपको अपॉइंटमेंट रद्द क्यों करनी पड़ी। यदि कारण इतना मान्य नहीं है, उदाहरण के लिए, आप बैठक के बारे में भूल गए हैं या गलती से दो चीजें एक ही समय में डाल दी हैं, तो एक सामान्य स्पष्टीकरण प्रदान करें, उदाहरण के लिए: "कुछ ऐसा हुआ जिससे मैं बाहर नहीं निकल सकता।"
   • आप ईमानदार होने के बावजूद, इस बारे में विवरण में जाने की आवश्यकता नहीं है कि आप नियुक्ति रद्द क्यों कर रहे हैं। बहुत अधिक विवरण के साथ, किसी व्यक्ति को यह आभास हो सकता है कि आप इसे बना रहे हैं।
   • कभी भी "कुछ और महत्वपूर्ण हुआ" या ऐसा कुछ भी न कहें।
   • बहाने मत बनाओ। एक बड़ा जोखिम है कि वह व्यक्ति आपके झूठ को प्रकट करेगा, जो स्थिति को बढ़ा सकता है।
5. 5 उस व्यक्ति को बताएं कि आप उसके समय को महत्व देते हैं। इस बात पर ज़ोर देना सुनिश्चित करें कि आप के साथ नियुक्ति करने के लिए आप उसके आभारी हैं, और आपको खेद है कि आपको इसे रद्द करना पड़ा। यह स्पष्ट करें कि आपको एहसास है कि उसका समय असीमित नहीं है।
   • यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि व्यक्ति ने आपके साथ एक एहसान के रूप में, रुचि के क्षेत्र में व्यापक अनुभव वाले पेशेवर के रूप में नियुक्ति की है।

2 का भाग 2 : अपॉइंटमेंट को फिर से शेड्यूल करें =

1. 1 जब आप रद्द करते हैं तो नियुक्ति को फिर से निर्धारित करने की पेशकश करें। यह न केवल आपको बाद में आयोजित करने के झंझट से बचाएगा, बल्कि यह भी दिखाएगा कि आप अभी भी इस बैठक में रुचि रखते हैं। जब आप अपॉइंटमेंट रद्द करने के लिए कॉल या ईमेल करते हैं, तो अंत में उल्लेख करें कि आप इसे उस व्यक्ति के लिए सुविधाजनक समय पर पुनर्निर्धारित करना चाहते हैं।
2. 2 कुछ समय सूचीबद्ध करें जब आप मिल सकते हैं। दूसरे व्यक्ति के शेड्यूल को समायोजित करने की पूरी कोशिश करें, लेकिन उन्हें चुनने के लिए कई विकल्प दें। अपने शेड्यूल में 3-4 खाली स्थान चिह्नित करें और पूछें कि क्या उस व्यक्ति के लिए इस समय मिलना सुविधाजनक होगा।
   • उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मैं शुक्रवार को दोपहर 2:00 बजे के बाद, किसी भी समय सोमवार या मंगलवार को दोपहर 1:00 बजे से 3:00 बजे के बीच मुफ़्त हूँ। क्या इनमें से कोई विकल्प आपके लिए काम करता है, या क्या आपके लिए अलग समय पर मिलना अधिक सुविधाजनक है?"
3. 3 इस व्यक्ति के करीब कहीं मिलने की पेशकश करें। पहली बैठक के रद्द होने की भरपाई के लिए पुनर्निर्धारित बैठक को उसके लिए अधिक सुविधाजनक बनाना अच्छा होगा। अपने कार्यालय में या कहीं पास में मिलने की पेशकश करें, जहां वह इस समय पहले से ही होगा।
   • आप Skype या Viber के माध्यम से संपर्क करने की पेशकश भी कर सकते हैं यदि वह व्यक्ति जिसके साथ आप किसी मीटिंग को फिर से शेड्यूल करने का प्रयास कर रहे हैं, वह बहुत व्यस्त है या दूर है।
4. 4 वह समय चुनें जो आपको बिल्कुल सूट करे। पहली नियुक्ति को रद्द करने के बाद, दूसरी रद्दीकरण से और भी अधिक झुंझलाहट और असुविधा हो सकती है। यह व्यक्ति के साथ आपके रिश्ते को भी खराब कर सकता है। अपने कार्यक्रम पर करीब से नज़र डालें और सुनिश्चित करें कि जिस समय पर आप सहमत हैं वह आपके लिए सही है, और इस अवधि के दौरान अप्रत्याशित परिस्थितियों की संभावना न्यूनतम है।
   • उदाहरण के लिए, यदि आपके पास दिसंबर के लिए कुछ भी योजना नहीं है, लेकिन आप जानते हैं कि छुट्टियों के करीब, एक नियम के रूप में, बहुत सी चीजें जोड़ दी जाती हैं, तो बेहतर है कि इस समय बैठक को स्थगित न करें।
5. 5 उस समय को लिखें जब आप मिलने के लिए चुनते हैं। एक बार जब आप तय कर लें कि अपॉइंटमेंट को कितने समय के लिए फिर से शेड्यूल करना है, तो इसे अपने प्लानर या अपने शेड्यूल में जोड़ें। आप एक भौतिक अनुस्मारक नोट भी लिख सकते हैं और इसे प्रमुखता से प्रदर्शित कर सकते हैं।
6. 6 जब आप मिलें, तो उस व्यक्ति को उसके धैर्य के लिए धन्यवाद दें। स्थानांतरण के लिए व्यक्ति (या लोगों) को धन्यवाद देकर बैठक शुरू करें। फिर से माफी माँगने की कोई आवश्यकता नहीं है, हालाँकि, आपके पद पर आने के लिए प्रशंसा व्यक्त करने से पता चलेगा कि आप उसके समय को महत्व देते हैं।

टिप्स

• अपॉइंटमेंट रद्द न करने की पूरी कोशिश करें, क्योंकि यह आप पर बुरी तरह से प्रतिबिंबित कर सकता है और आपके व्यवसाय और व्यक्तिगत कनेक्शन को नुकसान पहुंचा सकता है।
• यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को डेट कर रहे हैं जिसके लिए आप भुगतान करते हैं (जैसे कि एक मनोवैज्ञानिक), तो यह देखने के लिए जांचें कि क्या उनकी रद्द करने की नीति है।